7 großartige Gründe für herzhafte Priorisierung

Priorisieren als Prophylaxe

Führungskräfte kämpfen mit knapper Zeit, zu wenig MitarbeiterInnen und sich ständig ändernde Rahmenbedingungen. Sie versuchen, die Qualität der Arbeit immer am selben Niveau zu halten und allen Erwartungen gerecht zu werden. Wenn die MitarbeiterInnen die Arbeit nicht mehr bewältigen können, erledigen sie selbst die Aufgaben am Abend und am Wochenende. Sie versuchen, noch mehr in immer kürzerer Zeit zu erledigen und gefährden damit die eigene Gesundheit.

Jeder Plan ist nur ein Plan

Die Krisen der vergangenen Jahre haben gezeigt, dass alle Planungen unter bestimmten Voraussetzungen zustande kommen. In der Jahresplanung gehen Führungskräfte davon aus, dass es ein Wachstum von zum Beispiel 5 % geben wird, dass alle Planstellen besetzt sein werden und die Inflation unter 2 % beträgt. Dass diese Annahmen über die Zukunft selten tatsächlich eintreten, haben viele Führungskräften in den letzten Jahren oft erlebt. Sie wissen also, dass sie Zielabweichungen in Kauf nehmen müssen und Aufgaben und Projekte anders priorisieren oder teilweise streichen oder aufschieben müssen. Sie tun es aber nicht. Sie hoffen auf ein Wunder und arbeiten weiter an allen gestarteten Projekten.

Hintergründe für die Überforderung

Was hält sie davon ab, einzelne Aufgaben zu streichen oder Fristen hinauszuschieben?

Nach Meinung der Führungskräfte sind es der Leistungsdruck von oben oder eben Sachzwänge. Sehr oft sind die Konsequenzen von Streichungen auch tatsächlich sehr gravierend.

Auch die Angst vor der Reaktion der obersten Führungskräfte ist natürlich groß.

Dennoch habe ich häufig den Eindruck, dass der eigene Anspruch oft der wahre Grund ist.

Sie wollen Erwartungen erfüllen und geplante Projekte abschließen, weil sie die Sache nicht nur gut, sondern ausgezeichnet machen möchten. Sie übersehen dabei aber, dass die Zusagen, die sie getätigt hatten, unter ganz anderen Voraussetzungen gegeben wurden.

Ändern sich die Voraussetzungen, sind die gesteckten Ziele absolut nicht zu schaffen.

Herzhaftes Priorisieren ist die Lösung

Es zahlt sich aus, sich ein Herz zu nehmen und mit dem Streichen zu beginnen.

Hier habe ich sieben gute Gründe aufgeführt, die dich überzeugen werden:

1. Durch das Priorisieren von Aufgaben und Projekten kann eine Führungskraft vermeiden, dass sie selbst und die MitarbeiterInnen ständig überlastet sind. Die MitarbeiterInnen sind motiviert und bleiben in der Organisation. Aber der Nutzen geht noch weit darüber hinaus.
2. Proaktive Priorisierung schützt vor „zufälliger“ Auswahl. Auch in den Abteilungen, in denen Führungskräfte keine bewussten Entscheidungen treffen, wird ein Teil der Arbeit am Ende des Monats nicht erledigt sein. Manchmal sind es die Akten, die zufällig an der untersten Stelle des Stapels gelegen sind, manchmal sind es die stillsten Kunden oder manchmal auch die zaghaftesten internen Auftraggeber. Selten ist diese Auswahl sinnvoll.
3. Durch die Reihung nach Wichtigkeit kommt eine Diskussionsprozess in Gang, im Zuge dessen argumentiert werden muss, was welche Bedeutung für die Organisation, die MitarbeiterInnen und die KundInnen hat. Dadurch wird der Nutzen der einzelnen Projekte besser erkennbar und die Ressourcen werden besser eingesetzt.
4. Im Zuge der Priorisierung entstehen Kriterien zur Beurteilung des Nutzens von einzelnen Aufgaben bzw. Projekten. Diese können in Zukunft auch für die Auswahl von möglichen neuen Tätigkeiten genutzt werden.
5. Die Kreativität der Problemlösung wird angeregt, da Führungskräfte und MitarbeiterInnen gezwungen sind, Lösungen zu finden, die geliebte Projekte vor der Streichung retten.
6. Nur durch ein ständiges rechtzeitiges Priorisieren von Aufgaben und Projekten, erfahren die anderen Abteilungen von dem Mangel an Ressourcen. So können mit der Unterstützung der anderen Abteilungen Lösungen gefunden werden, damit die Arbeit doch noch erledigt werden kann.
7. Die obersten Führungskräfte bekommen die Chance, steuernd einzugreifen, indem sie doch noch mehr Ressourcen zur Verfügung stellen oder andere Aufgaben zurückstellen. Sie sind gezwungen, sich mit der geänderten Realität auseinanderzusetzen und neue Strategien zu entwickeln.

Wie kann das Priorisieren in der Praxis gelingen?

Tanja Zimmerman von Kaea wird diese Frage in Ihrem Gastblog am 12. Juli auf meiner Seite www.faustenhammer.at/blog beantworten.

Alfred Faustenhammer

ist Führungskräftetrainer und Coach in Wien. Seine langjährige Expertise merken wir bereits beim ersten Gespräch mit ihm.

Er kennt den Markt und weiß, worauf es ankommt. Und – er bringt sein Wissen nahbar, spannend und menschlich rüber. Deswegen freuen wir uns umso mehr, dass er hier sein Wissen mit uns und euch teilt.

Danke, Alfred!

Website: https://www.faustenhammer.com

Priorisierung als Basis für dein Zeitmanagement

Du hast im Alltag zu wenig Zeit?

Du fühlst dich oft gestresst und deine Arbeitstage sind (zu) lang?

Ich kann es verstehen – ich hatte häufig 14-Stunden-Tage und nicht wenige davon. Oftmals war es mein, wie Alfred ganz richtig schreibt, eigener Anspruch an meine Leistungen und Qualitäten.

Doch irgendwann merkte ich, dass ich Pausen brauche, um leistungsfähig zu bleiben. So änderte ich meine Denkweise fing mit Priorisieren an. Ich entschied mich bewusst für Auszeiten und Pausen.

Und ich arbeitete fortlaufend mit effizienten Methoden, um schnell und einfach zu priorisieren.

Weil Priorisieren für mich zum Herzensthema wurde, spreche ich auch in meinem Kurs Right into Leadership darüber.

Da zeige ich dir nicht nur, wie du richtig priorisierst, sondern auch, wie du deine Energie dadurch auf einem hohen Level hältst – und zufrieden bleibst.

Alles Liebe,

Deine Tanja